皆さんこんにちは！
合同会社Sunflowerのyousukeです！
毎週恒例のnote更新です。
今週は先週書いたnoteの後編です！
こちらの記事を読む前に、ぜひ前編をご覧ください。https://note.com/embed/notes/ndac777ba45b2
前編では、簡単な業務効率化の方法と基本となるICTのスキルについてお話をしました。
後編では、より仕事を早く終わらすことができるお話を書いていきたいと思います！
１：まずは使いこなせ！最強の親友！
僕に限らず、多くの日本人が日々PCで仕事をしていると思います。
PCで仕事をする時、基本となるのがOfficeアプリ（Word、Excel、PowerPointなど）系のソフトでしょう。
まずはこれらを完璧に使いこなしましょう！
①どのような機能があるのか？
②どのような書類にはどのようなアプリがあっているのか？
③それぞれのアプリのショートカット。
最低でも、これらの内容を覚え、最速最適化された事務作業を実現しましょう。
上記の３つを実現するだけでも、びっくりするくらい仕事の効率は爆速で上がります。
前編で説明したショートカットキーやタイピングと合わせると最低でも１時間位は時間短縮が可能でしょう。
ちなみに僕は普段、Officeアプリではなく、Googleアプリ（Googleドキュメント、スプレッドシート、Googleスライド）を使用しています。
なんでかと言われると、使用感が一番の理由です。
機能面では大きな差はないものの、「タイピングをした時の反応速度」「ショートカットキーの使いやすさや覚えやすさ」「ネットの作業との相性の良さ」「スマフォやタブレットでも同様に作業ができる」といったメリットが大きいからです。
もちろん、毎日使うソフトですので、少しでも楽しく使える物を使用しています。
一昔前と違い、現在はいわゆる「Office系」と言われるような事務作業を行うアプリはいっぱいあります。
自分の仕事には何があっているのか？費用はどれくらいかかるのか？などを検討しながら、自分にあったものを探しましょう！
２：オンラインを使いこなせ！zoom＆GoogleMeet
コロナウイルスの流行によって、一気に広がったものがこのzoomを始めとしたオンラインコミュニケーションツールではないでしょうか？
その中でも、特に人気を二分しているのがZoomビデオコミュニケーションズが提供している「zoom」とGoogle社が提供している「GoogleMeet」ではないでしょうか？
僕はどちらも使用していますが、実際、大きな差はないと思います。
ほんと、好みの差というレベルです。
個人的には「zoom」を昔から使用しているので、そちらのほうが使用しやすいのですが、それも私の好みでしょう。
オンラインコミュニケーションアプリの最大の利点は「現地に行かなくていい」と言う点です。
・１時間の会議の為に往復二時間かかる本社に行かなければいけない。
・急な打ち合わせの必要性が発生したが、現地まではいけない。
営業時間の中で、仕事の合間に入る「移動時間」というのは意外に馬鹿にならない物です。
「その１時間があればどれくらい仕事が進むのだろう…」
そんなことを思った方もいらっしゃるのではないでしょうか？
僕は特に集まる必要性が無いのであれば、基本的に全てオンラインでの会議にしています。
移動時間がもったいないからです。
コロナを通して、日本のコミュニケーションは大きく変わりました。
顔を合わせるだけで何時間も拘束されてしまうタイプの会議は、非生産的で仕方がありません。
合理的かつ生産的な仕事の仕方をしましょう！
３：メールはすでに時代遅れ！？チャットアプリ
福祉業界で勤めていると、未だにFAXで情報のやり取りをしている姿を見ます。
そんな現場で他のスタッフが話しているのは「なんでFAXなんだよー。メールでいいじゃん」です。
僕が感じることは「いやいや…メールもすでに時代遅れ。チャットアプリが基本では…？」です。
世の中には様々なチャットアプリがあります。
・LINE
・Slack
・チャットワーク
・Teams
などなど。
もちろん、メールが悪いわけではありません。
ですが、情報交換の速度ややり取りのスムーズ差など、様々な相違点が存在します。
例えば…
・一度送った内容を取り消すことができる。
・画像の送付が容易。
・会話をツリー形式で見ることができる。
・複数人で相互コミュニケーションを取ることができる。
・PDFなどの送付が容易。
などなど。
これらの点でメールよりも優れている部分が多いと思います。
現代社会はコミュニケーションの速度が爆発的に上がっています。
その分、量も増えているでしょう。
通常のメールを活用するだけではなく、様々なチャットアプリを活用することを検討しましょう。
ちなみに僕はLINE・Teams・Slackを使っています。
４：まとめ
さてさて、ここまで簡単にいくつかのICT関連のお話を書いてきました。
前編後編とご覧頂いてありがとうございました。
ややこしくならないように書いたつもりですが、もし不明点がありましたら、ぜひ僕のTwitterやFacebookなどにご連絡をいただけたら嬉しいです！
ICTの活用というと、なにか新しいこと（ChatGPTなど→別のブログでこの件もまとめたいと思います！）を始めることだと思いがちです。
ですが、ICTスキルが得意とすることは、
・膨大な仕事をミスなく何度も繰り返し行うこと。
・時間と空間を短縮すること。
です。
自分の足元を見つめ直し、業務時間を短くすることで仕事を合理的かつ生産的に片付けられるように活用しましょう！
ではまた来週！